Numa grande parte das empresas, a aprovação e pagamento de despesas e faturas continua a depender de emails, folhas de cálculo ou até mesmo da troca de emails/mensagens entre colaboradores. Enquanto o volume tratado é reduzido, este método pode parecer, à primeira vista, suficiente. Mas, à medida que a organização cresce, porém, começam a acontecer os atrasos, documentos duplicados, pagamentos fora de prazo e dificuldade em perceber quem foram os intervenientes da tomada de decisão.

E o problema nem sempre está nas pessoas. Muitas vezes, está na inexistência de um processo estruturado.

A automatização destas tarefas por fluxos de aprovação permite criar regras claras, definir responsáveis, estabelecer prazos e manter um registo de todas as decisões. Desta forma, o processo deixa de depender da disponibilidade de determinada pessoa e passa a funcionar de forma previsível.

O que é um workflow (fluxo de aprovação) de aprovação?

Um workflow é um circuito previamente definido que determina o percurso que um documento deve seguir.

Por exemplo, uma fatura pode ser submetida, analisada pelo responsável do departamento, encaminhada para aprovação financeira e, finalmente, enviada para pagamento.

As regras podem variar de acordo com o tipo de despesa, o valor, o departamento ou e outros motivos.

Uma despesa de pequeno valor poderá exigir apenas uma aprovação. Uma despesa de montante elevado poderá necessitar de uma segunda validação.

O sistema aplica estas regras automaticamente, reduzindo a necessidade de acompanhamento manual.

Como funciona um processo automatizado?

O documento pode entrar no sistema através de carregamento direto, email ou digitalização.

Com recurso a OCR (reconhecimento ótico de caracteres), é possível extrair automaticamente informação relevante do documento, como: número da fatura; fornecedor; valor; data; data de vencimento; e outros dados necessários ao processo. A informação fica associada ao documento e o workflow encaminha-o para o responsável. Cada etapa pode ter um prazo definido. Quando uma aprovação não é realizada dentro do período estabelecido, o sistema envia uma notificação. Se o atraso continuar, pode existir uma regra de escalada para outro responsável. Assim, o processo continua a avançar sem depender de telefonemas ou mensagens de acompanhamento.

Vantagens de controlar todo o circuito de aprovação

• Maior visibilidade;
• Menos trabalho manual;
• Menos erros de processo;
• Prazos controlados;
• Histórico completo;

Erros a evitar na implementação

Automatizar exatamente o processo antigo

Um dos erros mais comuns é pegar no processo que é realizado manualmente e simplesmente reproduzi-lo dentro de uma plataforma.

A automatização deve ser uma oportunidade para simplificar.

Antes de ser criado o workflow, é importante perceber quais as etapas realmente necessárias, quais podem ser eliminadas e onde existem atualmente atrasos.

Não estabelecer regras para situações de bloqueio

Um workflow sem regras de escalada pode continuar dependente das mesmas pessoas que provocavam os atrasos no processo manual.

É importante definir antecipadamente o que acontece quando um responsável não responde dentro do prazo.

Tentar fazer tudo de uma vez

Automatizar dezenas de processos simultaneamente pode tornar o projeto demasiado complexo.

Uma abordagem gradual permite começar por um processo prioritário, medir os resultados e, posteriormente, alargar a automatização a outras áreas.

Do email para um processo controlado

A aprovação de despesas através de emails pode funcionar quando o volume é pequeno e todos os intervenientes estão disponíveis.

Mas, à medida que a empresa cresce, aumentam também os riscos: documentos perdidos, aprovações atrasadas, pagamentos duplicados e dificuldade em demonstrar o percurso de uma decisão.

Um workflow estruturado permite substituir esse modelo informal por um processo com:

• Responsáveis definidos;
• Regras de aprovação;
• Prazos;
• Notificações;
• Substitutos;
• Escalada automática;
• Histórico das decisões;
• Documentação centralizada.

A automatização do Processo Financeiro de aprovação de despesas e pagamentos pode trazer ganhos significativos de eficiência e controlo.

Ao centralizar os documentos, automatizar a recolha de informação, definir circuitos de aprovação e registar todas as decisões, a organização reduz a dependência de tarefas manuais e melhora a capacidade de acompanhar os processos.

O melhor caminho não passa necessariamente por automatizar tudo de uma só vez. Começar pelo processo que apresenta maior volume, maior risco ou mais atrasos permite demonstrar rapidamente o benefício da mudança e criar uma base para futuras automatizações.