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Gestão Documental e Workflow no Grupo JAP
· Joana Cruz @ 27 FebA solução de Gestão Documental e Workflow, iPortalDoc tem um papel fundamental no setor automóvel, onde o tratamento dos processos exige grande celeridade.
Com o crescimento do volume de negócios, o Grupo JAP viu-se a braços com milhares de documentos, a entrarem diariamente nos seus escritórios, os quais careciam de tratamento rápido. O desafio colocado ao iPortalDoc, no Grupo JAP, consistia em garantir que toda a documentação era tratada de imediato, criando-se visibilidade sobre o tratamento de cada documento, tanto ao nível do tempo de tratamento, pessoas envolvidas e volume de documentos processados. Era crucial que a solução permitisse uma grande facilidade na modelização de processos, organização fácil da informação, e obtenção de relatórios estatísticos, ficando ainda em aberto a possibilidade de serem implementados novos processos. Era ainda fundamental que a tecnologia escolhida integrasse com uma solução de OCR
O Grupo JAP optou pela Solução de Gestão Documental e Workflow, iPortalDoc para tratar três áreas fundamentais do seu negócio e que requerem um acompanhamento diário. Estamos a falar do expediente geral, área comercial e faturação/contabilidade. Desde que passaram a utilizar o iPortalDoc todos os documentos circulam na organização de forma desmaterializada e com tempos de tratamento significativamente mais reduzidos.
Atualmente, todos os documentos são digitalizados e entregues em formato digital através do iPortalDoc, ao seu destinatário. Este processo facilita o encaminhamento e aprovação e exerce um maior controlo sobre quem se encontra com os documentos.Por forma a empregar maior celeridade na execução e conclusão de processos, o Grupo JAP quis também utilizar um módulo de estatísticas que lhes permite obter relatórios detalhados e por sua vez exercer um maior controlo no processamento de documentos. Ou seja, permitia-lhes saber onde, com quem e em que estado se encontram todos os tipos de faturas (conferência, contabilizadas, tratadas) podendo, p.e. afetar um maior número de funcionários à execução de determinada tarefa. Foi também implementado um template específico para o registo de todo o tipo de correspondência, que tem que ser enviada por estafeta ou correio, para que não hajam perdas de informação. O iPortalDoc está também a integrar com uma solução de OCR, o Kofax. Esta solução extrai de forma automática toda a informação relevante de cada documento e que seria usada para a sua classificação manual no iPortalDoc, reduzindo assim o tempo gasto pelo utilizador neste processo, pois deixa de ser necessária a introdução manual dos dados. A ponte entre o documento físico e o digital é feita com recurso a um código de barras colocado em cada documento, que é lido pelo OCR e enviado para o iPortalDoc. O objetivo era melhorar e automatizar o processo de entrada de documentos no iPortalDoc. -
IPBRICK implement at Águas do Douro e Paiva
· Joana Cruz @ 08 JanThe IPBrick technology implementation at Águas do Douro e Paiva was impressive. Our solution meets network needs for an institution with geographically dispersed infrastructure and employing over 200 employees.
Águas do Douro e Paiva was looking for a solution that would link various geographically dispersed locations in a single network. It was necessary to provide a protected network with secure Internet access. The central concern was about ‘spam’, so AdDP wanted a solution that filtered e-mail and therefore only allowed messages that really mattered to the company to be processed.
AdDP also wanted to implement UCoIP (Unified Communications over IP) in their company to enlarge their communications platform, but was not to expensive – at the same time – keeping their traditional telephony infrastructure.
The IPBrick implementation at AdDP was impressive: 13 IPBrick servers are employed in a geographically dispersed network (Porto / Castelo de Paiva / Ferro / Lever and Paços de Ferreira), where approximately 200 employees are working.
The AdDP headquarters is the centre of the whole data and network communications platform: There is a IPBrick.C, with Proxy and Firewall functions, an IPBrick.I server (Intranet) and two IPBrick for Oracle – one is an application server and the other serves as a database. Note that AdDP was a pioneer in using the IPBrick technology for Oracle.
The IPBrick.GT is installed in the headquarters. This embodies the UCoIP central concept (Unified Communications over IP) created by IPBrick, which provides Voice, Video, Fax, SMS, IM, E-Mail. The Web IPBrick.GT optimizes the overall communications infrastructure serving the AdDP IP PBX (The VoIP technology reduces spending on communications) and also connects to traditional telephony equipment.
At the headquarters there is also an IPBrick installed, that receives all email messages previously filtered by another IPBrick.C. This is housed outside the network in a a data center. This machine filters e-mail, “blocking” spam, and sends only real e-mail to the network.
Each infrastructure connected to AdDP network – Castelo de Paiva, Ferro, Paços Ferreira and Lever (this is a IPBrick.GT) has a communications server and security IPBrick.C. -
Software e Normas abertas para Gestão Documental
· Joana Cruz @ 10 Dec
No âmbito das sessões de sensibilização e apresentação de
soluções de Software Open Source para a Administração Pública que a AMA -
Agência para a Modernização Administrativa - está a organizar em
parceria com a ESOP - Associação de Empresas de Software Open Source
Portuguesas – a IPBrick irá, uma vez mais, dar o seu contributo,
apresentando um caso de sucesso da implementação da solução de Gestão
Documental e Workflow, iPortalDoc.Nesta sessão serão dadas a conhecer diversas experiências e soluções
implementadas para serviços de captura, arquivo, partilha, pesquisa e
gestão de toda a informação documental de uma organização com capacidade
de integração processual.Recordamos que a 4.ª sessão de Sensibilização sobre software Open
Source para a Administração Pública será dedicada ao tema Gestão
Documental e Gestão de Processos e terá lugar no dia 13 de Dezembro no
Laboratório Nacional de Engenharia Civil, em Lisboa.
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Região Autónoma dos Açores opta pelo Software livre
· Joana Cruz @ 04 Dec
A região autónoma dos Açores adoptou, por unanimidade, uma
proposta no âmbito do Orçamento Regional para 2014 que proíbe os gastos
com licenças de software quando existam alternativas de software livre.No artigo pode ler-se que: “ As despesas com a aquisição de licenças
de software apenas podem ser executadas nos casos em que seja
fundamentalmente demonstrada a inexistência de soluções alternativas em
software livre ou o custo total de utilização da solução em software
livre seja superior à solução em software proprietário ou sujeito a
licenciamento específico, incluindo nestes todos os eventuais custos de
manutenção, adaptação, migração ou saída.”Uma aprovação que representa mais um passo significativo para a afirmação do Software Open Source.
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IPBrick leva transformação digital ao Porto de Leixões
· Joana Cruz @ 28 Nov
"Disponibilidade da informação, rápido e facilitado acesso aos
documentos, facturação electrónica a clientes e reorganização da área de
compras são algumas das vantagens reflectidas nos processos de negócio
da entidade portuária."Notícia completa aqui: www.ipbrick.pt/files/33/3367.pdf
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Renovamos a certificação do Sistema de Gestão de IDI
· Joana Cruz @ 26 Nov
A IPBRICK renovou o seu Certificado do Sistema de Gestão de IDI
(Investigação, Desenvolvimento e Inovação). Uma distinção que vem
reforçar as valências da empresa e reconhecer as suas competências, bem
como o seu papel enquanto motor de Investigação, Desenvolvimento e
Inovação. Para Raúl Oliveira, CEO da IPBrick esta é uma forma de
continuar a elevar a tecnologia 100% nacional a um novo patamar de
qualidade, mas também de simplicidade de utilização e acessibilidade por
parte de todo o tipo de organização.Com efeito, os produtos IPBrick têm na sua génese a Inovação,
Investigação e Desenvolvimento. A sua atividade nasceu promovendo
inicialmente soluções baseadas em Open Source, alternativas às Soluções
Proprietárias, para a esmagadora maioria do mercado. Para se manter 13
anos à frente desta vertente tecnológica, aprendemos que é preciso
explorar permanentemente novos produtos ou novas funcionalidades para a
linha de produtos IPBrick.A certificação em IDI foi atribuída pela primeira vez em 2011, altura
em que se estabeleceram as interfaces necessárias para o seu sistema de
IDI, dando principal relevância aos clientes e parceiros como a sua
fonte primordial para a inovação, mantendo, no entanto, uma escuta
ativa sobre os requisitos que estes considerem imprescindíveis para os
produtos desenvolvidos.
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IPBrick candidata-se ao Prémio Produto Inovação COTEC 2013
· Joana Cruz @ 26 Nov
A IPBrick já apresentou a sua candidatura ao Prémio Produto
Inovação COTEC 2013, com a solução de Mail Archiving. Uma inovadora
solução baseada na solução de Gestão Documental e Workflow, iPortalDoc
que, por sua vez, está integrada de forma nativa no Sistema Operativo
IPBRICK, incorporando filtros no serviço de e-mail por forma a processar
todos os e-mails enviados e recebidos.O Prémio Produto Inovação COTEC, visa distinguir produtos (bens ou
serviços) inovadores dirigidos a mercados globais, desenvolvidos por
empresas nacionais ou estrangeiras a operar em Portugal e que resultem
de uma actividade consistente e continuada de inovação empresarial.
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IPBrick desenvolve projeto piloto nos SPMS
· Joana Cruz @ 26 Nov
"A IPBrick está a desenvolver um projeto-piloto nos Serviços
Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS), de substituição dos
servidores Microsoft em funções. Este projeto-piloto pretende confirmar
que as tecnologias open-source podem ser usadas em larga escala no
ministério da Saúde.""O piloto consistiu em substituir o Active Directory da Microsoft por
uma IPBrick master, que realiza a mesma função com o OpenLDAP por
detrás. Os servidores de ficheiros, nos quais são guardados todos os
ficheiros das diferentes unidades, estão a ser substituídos por duas
IPBrick slave, que executam a mesma função.O exchange e a solução de correio electrónico e groupware usada com o
Outlook foram trocado por uma solução baseada em três IPBrick Slave,
passando todos os postos de trabalho a ter o Mozilla Thunderbird.Raúl Oliveira reconhece que este pode ser "um projeto muito
importante para a empresa, já que pode ser utilizado em mais
ministérios". O responsável destaca ainda outro aspeto: "Além de ser um
projeto-bandeira para a IPBrick, este poderá poupar ao Estado dezenas de
milhões de euros por ano"."in Semana Informática
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