Reuniões exigentes de Conselhos de Administração, Direção de Empresas ou, até mesmo, de uma Câmara Municipal, exigem uma preparação meticulosa da documentação e informações necessárias. Esta preparação é fundamental para garantir produtividade e assertividade.

O módulo de Reuniões do iPortalDoc é uma ferramenta que auxilia na gestão de toda a logística e documentação envolvida numa reunião. Assim sendo, é possível utilizá-lo para marcar reuniões, definindo uma data, hora, local e participantes. Além disso, o módulo permite a criação de uma ordem de trabalhos detalhada, com todos os pontos a ser debatidos na reunião. Após a reunião, é possível elaborar a ata correspondente e enviá-la para aprovação.

Estas tarefas são facilmente geridas com a integração das funcionalidades do iPortalDoc que possibilita a geração, associação e processamento de documentos de forma eficiente.

 

Funcionalidades do Módulo

Gestão de Assuntos / Criação de Reunião
Antes de cada reunião, é realizada a gestão de assuntos. Para isso é criada uma pasta
específica para cada reunião, onde todos os documentos relacionados são organizados.

Criação da Minuta da Ata
A Minuta da Ata é desenvolvida a partir dos documentos previamente ligados. Após a sua
aprovação, a ata de reunião é criada e, posteriormente, assinada pelo conselho de administração.

Associar Documentos
A funcionalidade “Associar Documentos” possibilita a associação de documentos às pastas das reuniões criadas.

Além de garantir a organização e eficiência das reuniões, o módulo de Reuniões do iPortalDoc proporciona uma experiência colaborativa aprimorada. Os participantes podem facilmente compartilhar informações relevantes dentro das pastas de reunião, promovendo a transparência e a comunicação efetiva entre os membros envolvidos.

Com a configuração prévia da Gestão de Assuntos, a personalização do fluxo de trabalho é garantida, permitindo que cada organização adapte o módulo de Reuniões de acordo com suas próprias necessidades e processos internos.

Isso garante maior flexibilidade e adaptabilidade, tornando o iPortalDoc uma solução eficaz para empresas de diversos setores e dimensão. A integração com as restantes funcionalidades do iPortalDoc proporciona uma solução completa para otimizar o fluxo de trabalho, economizar tempo e recursos, e garantir que todas as reuniões sejam conduzidas de maneira profissional e bem-sucedida.

Dia 15 de junho contamos consigo na Porto Business School, para um evento com foco na inovação e evolução dos negócios através da transformação digital.

Durante o evento será abordada a importância de diferentes soluções para a transformação digital dos negócios. A IPBRICK vai mostrar-lhe de que forma a inteligência artificial, no iPortalDoc, assumiu um papel fundamental na classificação automática de documentos sem intervenção humana, nem motores de OCR.

Vão subir a palco especialistas para apresentar novidades e soluções que o vão ajudar a gerir projetos rentáveis, desde o shopfloor até à área financeira e de recursos humanos.

Venha assistir a este evento, com foco na inovação e evolução do seu negócio através da transformação digital, que acontece no dia 15 de junho na Porto Business School.

Agenda*

09:00 | Welcome: Check-in e Networking

09:30 | Sage XRT : Solução para Gestão de Tesouraria

10:15 | Sage SEI: Business Inteligence

10:45 | Coffee-Break

11:00 | Talentia HCM: Simplifica a Gestão de RH

Ricardo Costa

CEO do Grupo Bernardo da Costa e Presidente da AE Minho

13:00 | Almoço

14:00 | Welcome: Check-in e Networking

14:15 | MEO Empresas: Tecnologia 5G & IOT na Transformação Digital

15:00 | Sage X3 o ERP para o seu negócio

Sage X3 WebScheduling

Solução para o planeamento da produção

15:45 | Soluções Exclusive LIDERTEAM

L.Factory - Shopfloor

L.Mobile - Mobile Warehouse

16:15 | Coffee-Break

16:30 | iPortalDoc by IPBRICK

Gestão Documental e de Processos com Inteligência Artificial

17:15 | "Liderar em tempos confusos"

André Fontes

Consultor e professor | Liderança e gestão de pessoas

ISCTE Executive Education | www.andrefontes.pt

18:00 | Encerramento e Networking

Esperamos vê-lo neste evento! Garanta já o seu lugar inscrevendo-se AQUI*.

* A inscrição é obrigatória. Agenda sujeita a alterações.

Junte-se a nós, no dia 22 de junho, para o Workshop de apresentação dos principais resultados do Projeto de I&D SIGIPRO. Projeto onde a Inteligência Artificial permitiu introduzir desenvolvimentos disruptivos na Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc.

Durante dois anos, a Expandindustria, o INESCTEC e a Faculdade de Ciências da Universidade do Porto reuniram vários investigadores que, em parceria, conduziram uma importante investigação. Com recurso à Inteligência Artificial introduziram desenvolvimentos disruptivos na Solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, e chegou o momento de os partilharmos consigo.

O Programa do Workshop pode ser consultado AQUI. Estarão presentes vários investigadores e entidades envolvidas no Projeto. A participação presencial é livre, mas de inscrição obrigatória, pelo que deverá preencher o formulário disponibilizado na página do Workshop.

23 anos de inovação, de desafios constantes, de mudança, e de uma grande evolução e desenvolvimento tecnológicos!

Tem sido assim, ao longos dos 23 anos da Marca IPBRICK. E ao assinalar mais um aniversário, não poderíamos deixar de dirigir um especial agradecimento a todos os Parceiros, Clientes, Colaboradores e Amigos da marca IPBRICK.

Gratos por se manterem desse lado e nos darem a oportunidade de continuar a trabalhar no desenvolvimento das Soluções mais eficientes para as Comunicações Empresariais.

O Sucesso só é possível graças a este trabalho conjunto!

iPortalDoc, Sistema de Gestão Documental e de Processos que torna as empresas mais ágeis e capazes de acompanhar a Transformação Digital.

Ler o artigo completo https://bit.ly/3ofXN8g

E numa altura em que já só se fala em digitalização e na importância da tecnologia para o crescimento económico e dos negócios, é fundamental saber que existem soluções que simplificam esta gestão e falamos, por exemplo, de Soluções para a Gestão de Arquivos Digital.

A Gestão de Arquivos representa uma preocupação por parte das empresas. O tempo usado diariamente para tratar, receber, enviar, arquivar, ou procurar documentos em suporte papel pode variar dependendo do volume de documentos com que se lida diariamente. No entanto, em média, uma pessoa pode gastar entre 30 minutos a 2 horas por dia a lidar com documentos em papel, incluindo o tempo gasto para procurar por documentos, organizar, classificar, arquivar ou digitalizar.

Esse tempo pode ser ainda maior para profissionais que trabalham com documentos em grandes volumes, como advogados, contabilistas ou profissionais de recursos humanos. Com a adoção de soluções digitais para a gestão de arquivos, o tempo gasto nessas tarefas pode ser significativamente reduzido, permitindo que as pessoas se concentrem em atividades mais produtivas e estratégicas.

É sabido que, praticamente todas as empresas têm um espaço físico reservado ao arquivo documental, cuja organização é feita manualmente. Contudo, essa gestão acarreta inúmeras vezes grandes problemas. E aqui falamos da perda de informação, da dificuldade em encontrar documentos, do risco de acesso livre a informação privilegiada, por parte de qualquer pessoa, ou do esquecimento no tratamento da informação. O que se traduz na maioria das vezes em perdas de produtividade.

Por forma a responder a alguns destes desafios, as empresas têm procurado soluções para uma gestão documental e processual automatizada. Desta forma, garantem completa segurança no acesso e tratamento da informação, facilidade no acesso aos documentos, maior eficácia e eficiência na gestão de processos e por conseguinte aumentam a produtividade e reduzem a margem de erro.

A digitalização de documentos assegura que toda a informação do papel é passada para ficheiros informatizados, desta forma é possível,não só, reduzir o espaço físico de armazenamento como preservar os documentos.

MAS O QUE É, AFINAL, A GESTÃO DE ARQUIVOS?
A Gestão de Arquivos ganhou maior notoriedade com a crescente necessidade das empresas desmaterializarem processos e agilizarem métodos de trabalho. E com o principal objetivo de facilitar e aumentar a rapidez no acesso à documentação, de rastrear os ficheiros ou de guardar a informação num único local, libertando espaço físico, o arquivo digital é um serviço que garante ganhos de produtividade e agrega mais valor para o negócio. Mas como funciona o arquivamento digital?

De forma simplificada, a Gestão de Arquivos armazena informação num único local e facilita uma gestão e partilha estruturada dessa informação pelos intervenientes. Uma vez armazenados numa Solução de Arquivo Digital, como o iPortalDoc, os documentos podem ser acedidos a qualquer altura e de forma ágil. Além disso, com o Arquivo Digital, além de saber sempre onde estão guardados os documentos, existe uma redução dos custos associados em material de escritório, poupando em papel, espaço físico e impressão.

VANTAGENS DA GESTÃO DE ARQUIVOS

DESMATERIALIZAÇÃO DOCUMENTAL
A desmaterialização é das vantagens mais evidentes deste sistema. Quando uma empresa decide implementar um sistema para a gestão de arquivos garante que toda a documentação que se encontra em formato físico é digitalizada e classificada segundo os critérios por vós definidos. Ou seja, é possível fazer a classificação por documentos contabilísticos, financeiros, de Recursos Humanos, entre outros.

MAIOR EFICÁCIA NA GESTÃO DE PROCESSOS
Com a implementação de um sistema de gestão de arquivos a informação fica devidamente estruturada e organizada e como tal, existe uma maior rapidez no acesso a essa mesma informação, logo os colaboradores ficam muito mais libertos para tarefas de maior impacto para a organização.

MAIOR SEGURANÇA NO ACESSO À INFORMAÇÃO
Quando a informação se encontra desorganizada, sem estrutura, existe uma maior probabilidade de perda ou extravio dos documentos. Uma Solução para a Gestão de Arquivos, além de garantir a total segurança da informação, permite manter os documentos devidamente organizados e estruturados por processo.

Para uma utilização mais eficiente da Solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc preparamos um conjunto de pequenos vídeos que o vão ajudar a explorar algumas funcionalidades.

Siga as IPBRICK.Dicas 👉 https://bit.ly/40YgTih

- Alterar a Informação de um Documento

- Associar Documentos

- Atribuir Ações de um Utilizador Antigo a um Novo Utilizador

- Atualizar Revisão de um Documento – WebOffice

- Atualizar Revisão de um Documentos

- Criar Atalho

- Criar Grupos

- Encaminhar Documentos com Ação Pendente

- Encaminhar Documentos para o exterior

- Encaminhar Múltiplos Documentos

- Guardar Pesquisa

- Inserir Documentos

- Inserir Documentos via Drag and Drop

- Ligar Documentos

- Marcar Documentos

- Mover Documentos

Automatização dos processos de atendimento por voz e chat com recurso a técnicas de Inteligência Artificial (IA).

Assistir ao vídeo: https://lnkd.in/dfWAuRQ9

Inteligência artificial assume papel fundamental na classificação automática de documentos, sem intervenção humana nem motores de OCR.

O mecanismo de Inteligência Artificial que vai integrar o iPortalDoc vai permitir que um documento ao dar entrada na Gestão Documental, para além de ser tipicamente classificado com a entidade remetente e destinatário seja capaz de reconhecer, classificar e associar outras entidades envolvidas em determinado processo.

De que forma? Na receção de um e-mail com um contrato em anexo, por exemplo, quando o email dá entrada no iPortalDoc é automaticamente classificado quanto ao tipo de documento e entidades envolvidas (remetente e destinatário). Simultaneamente, o sistema extrai o anexo que também classifica e guarda na respetiva pasta, mantendo o e-mail associado ao contrato.

Com este mecanismo vai ser também possível ler, classificar e associar, a determinado processo, entidades que sejam mencionadas no corpo de um e-mail/documento ou anexo, e que não são nem o remetente nem o destinatário principal. Esta interpretação é feita com base na informação da entidade existente na base de dados, e é muito útil para utilizar na pesquisa de documentos/processos.

Telma Salgueiro, responsável pela equipa de I&D do iPortalDoc explica que se trata de "uma evolução natural da Solução, como resposta às necessidades do mercado". Reforçando que "não se trata de usar a tecnologia para substituir pessoas, muito pelo contrário, trata-se de as canalizar para tarefas que requerem, de facto, a sua intervenção". A responsável esclarece que a "classificação de documentos é geralmente o primeiro passo de um processo que é muito importante, até porque permite posteriormente uma pesquisa mais assertiva", explicou.

A responsável acrescentou que este tipo de classificação automatizada irá funcionar também para a "gravação e arquivo de chamadas recebidas ou efetuadas por assistentes virtuais (Voicebots). No seguimento da chamada, com base na informação recolhida, o bot vai à base de dados verificar se esta informação já existe. Caso exista, em vez de o documento depois de dar entrada no iPortalDoc seguir um workflow de classificação, que teria que ser executado manualmente, consegue automaticamente classificá-lo com a informação que recolheu e avança para a próxima etapa do workflow. Tudo isto, num processo completamente automatizado", concluiu.