O acesso rápido à informação é cada vez mais imprescindível nas empresas e, para tal, um bom sistema de gestão documental é essencial

Nesse sentido, reunimos neste artigo as principais vantagens de apostar num bom software de gestão documental.

Ler artigo completo: https://www.itchannel.pt/news/negocios/saiba-como-fazer-uma-gestao-eficiente-dos-documentos-da-sua-empresa

Sempre que lhe surgir alguma dúvida, ou até curiosidade, na utilização de alguma das soluções IPBRICK (Gestão Documental e de Processos (iPortalDoc), Digital Workspace (IPBRICK.CAFE), Comunicações Unificadas sobre IP (IPBRICK.UCoIP), ou Email e Ferramentas Colaborativas (IPBRICK.MAIL), lembre-se que temos preparados um conjunto de pequenos vídeos que, em cerca de um minuto, o vão ajudar a simplificar aquela tarefa, que executa diariamente, ou até a descobrir funcionalidades que desconhecia.

Neste caso, disponibilizamos-lhe alguns Dicas sobre o iPortalDoc, a Solução de Gestão Documental e de Processos. Para assistir aos Dicas sobre as restantes soluções, aceda à playlist "IPBRICK.DICAS" no canal do YouTube da IPBRICK.

Aproveite, ainda, para subscrever o canal e garanta que acompanha, em primeira mão o lançamento de novos vídeos.

IPBRICK.DICAS | iPortalDoc | Gestão de Documentos e Processos

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Pesquisa avançada

Hoje em dia vivemos num mundo globalizado e de constante transformação. O desenvolvimento tecnológico e o aumento do fluxo de troca de informações, gerou em muitas empresas a necessidade de reorganizar a gestão de funcionamento das mesmas.

A criação de um sistema de gestão documental surge como grande vantagem para as organizações que procuram otimizar as suas práticas organizacionais.

iPortalDoc – O Sistema Documental que a sua empresa precisa

O sistema de gestão documental e de processos, iPortalDoc, é uma solução com workflows que funciona on-premises e em cloud privada. É uma plataforma tecnológica que permite gerir todos os processos de uma empresa de forma eficaz e eficiente.

Se a sua empresa procura acompanhar os desenvolvimentos tecnológicos e melhorar o seu negócio, a solução da gestão de documentos iPortalDoc é a mais eficiente.

Este sistema foi criado para auxiliar todo o tipo de organizações na gestão e automatização de processos. É uma ferramenta tecnológica que lhe permite submeter documentos de qualquer departamento da sua empresa. A segurança e a confidencialidade dos processos aqui inseridos, é uma das garantias que o sistema documental iPortalDoc lhe entrega. Informações de elevada importância são fielmente protegidas e serão acessíveis apenas a quem seja atribuída essa permissão.

Organização acima de tudo…

A possibilidade dos documentos estarem organizados e guardados de acordo com a estrutura da sua empresa, permite não só maior facilidade de pesquisa, como garante que nenhum documento ou processo seja perdido.

Ter o negócio organizado e bem estruturado de acordo com os seus objetivos é essencial para alcançar o sucesso. Com o sistema iPortalDoc isso é possível!

Sabia que o iPortalDoc é a única solução de gestão documental que grava chamadas, e-mails e conversas no próprio software e as associa automaticamente aos seus documentos? Para além desta funcionalidade, é também possível registar atividades como, reuniões, potenciais clientes, oportunidades de negócios e ainda obter relatórios relativos a este tipo de atividades. Hoje, ter uma comunicação direcionada para os clientes, é fundamental para os manter fidelizados. Se procura atuar e satisfazer as necessidades dos mesmos o iPortalDoc é a solução ideal para a sua empresa.

Conhecer, saber e compreender o trabalho que realiza na empresa é fundamental para se cumprirem objetivos. A gestão de documentos do iPortalDoc, através de um conceito de permissões, permite-lhe ter acesso a todo o histórico de utilizadores que nele participam, intervenções realizadas, documentos, entre outros, potenciando a troca de informação entre os membros da sua organização.

Controlar e gerir o negócio com confiança e segurança, é-lhe garantido com a utilização do sistema de gestão documental iPortalDoc. Aumente a produtividade da sua empresa e reduza praticamente a zero a margem de erro. Melhore as práticas organizacionais que são cruciais para que o trabalho seja realizado de forma mais motivadora e eficaz.

Para experimentar gratuitamente o iPortalDoc basta pedir-nos aqui uma conta de teste.

Com esta nova parceria estratégica, as empresas "abrem portas" a novas oportunidades de negócio.

A ACOMIP é uma empresa com sede em São Paulo, no Brasil, especializada em Comunicações Corporativas e serviços TI. Durante uma visita a Portugal, na tentativa de encontrar parceiros na área das comunicações, com tecnologias que considerasse disruptivas, descobriu a IPBRICK, com quem procurou encetar esforços para celebrar uma parceria de negócios. 

Depois de um primeiro contacto com as soluções, a ACOMIP não teve dúvidas de que a IPBRICK seria o parceiro ideal, até porque encontrou na solução de Comunicações Unificadas (IPBRICK.UCoIP) e na sua integração com o Digital Workspace (IPBRICK.CAFE) e a Gestão de Documentos e Processos (iPortalDoc), soluções completamente inovadoras e diferenciadoras, no seu mercado de atuação. 

Ainda que recente, esta parceria entre a IPBRICK e a ACOMIP conta já com diversas implementações, no Brasil, da solução de Comunicações Unificadas com IPBRICK.CAFE. Destaque para a implementação levada a cabo numa empresa ligada ao setor metalúrgico e outra na área da saúde com três filiais, em diferentes cidades. 

Tanto a IPBRICK como a ACOMIP acreditam que esta parceria lhes vai permitir desenvolver os seus negócios, apresentando ao mercado soluções alternativas e inovadoras.

O Monopólio dos gigantes do software proprietário está a causar uma verdadeira dependência mundial!

Aprisionados, Dependentes, Vulneráveis. É assim que se sentem muitas empresas e instituições públicas e privadas, ao perceber que estão completamente "nas mãos" dos gigantes mundiais do software proprietário. E não se trata apenas de um monopólio financeiro. Trata-se, acima de tudo, de um monopólio do conhecimento da informação mundial! Que, basicamente, é pertença de um único fornecedor.

Esta problemática tem estado na ordem do dia, não só em Portugal mas um pouco por toda a Europa, onde empresas e instituições começam a perceber que é preciso travar este monopólio. Que é preciso que as empresas e instituições tenham o mesmo tipo de oportunidades, para se acabar com esta posição dominante no mercado dos sistemas operativos. Acima de tudo, é urgente perceber que são reais e credíveis as alternativas existentes no mercado. Apesar da relutância na mudança, por se acreditar que não existem alternativas, são já vários os estudos e casos reais de sucesso, que comprovam que a utilização de tecnologias baseadas em código aberto não só mantêm os níveis de produtividade como conseguem poupanças de milhões de euros.

Com vários casos de sucesso, a nível nacional e internacional, a IPBRICK apresenta-se como uma verdadeira alternativa, disponibilizando soluções para as Comunicações Unificadas, o Email com Calendários partilhados, a Gestão de Documentos e Processos e a integração de todas estas soluções numa única solução, o Digital Workspace. Assente em tecnologia Open Source, não só responde às necessidades e exigências das grandes empresas e instituições públicas e privadas, como dá às empresas aquilo que de mais importante podem ter: a independência tecnológica.

Considerada uma das regiões turísticas mais importantes de Portugal e da Europa, o Algarve é conhecido pelo seu clima temperado mediterrânico, os seus invernos amenos e curtos, e os verões longos, quentes e secos. Águas tépidas e calmas, paisagens naturais de cortar a respiração, um vasto património histórico e etnográfico, e uma deliciosa gastronomia, fazem desta região uma das mais procuradas pelos turistas.
A IPBRICK em parceria com a Algardata, apoiou 8 juntas de freguesia do Algarve [Aljezur, S. Brás de Alportel, Quelfes, Vila do Bispo e Raposeira, S. Gonçalo de Lagos, Alcantarilha e Pêra, Algoz e Tubes, e Moncarapacho e Fuseta], na implementação do Balcão de Atendimento Online, assente em iPortalDoc, o sistema de Gestão Documental e de Processos da IPBRICK. A implementação do Balcão Online pretendia aproximar os cidadãos dos serviços Administrativos, permitindo uma maior facilidade de comunicação entre os cidadãos e a freguesia.

A SOLUÇÃO 
 

Com a implementação do Balcão Virtual Online, assente em iPortalDoc, as oito juntas de freguesia do Algarve passaram a tratar, de forma virtual, os vários processos que anteriormente obrigavam os cidadãos a deslocar-se às juntas, para solicitar presencialmente um conjunto de informações e documentos oficiais. Dos vários processos tratados no Balcão Virtual Online, destacam-se: Pedido de Informação, Pedido de Salão, Pedido de Transporte e Sugestões. Também a Correspondência Enviada e Recebida, das juntas, passou a ser tratada no Balcão Virtual, evitando a utilização de papel e, por sua vez, a necessidade de circulação de informação em suporte papel. 
 

O RESULTADO
 

Graças à implementação do Balcão Virtual Online, toda a Correspondência que chega às juntas de freguesia é digitalizada e circula de forma desmaterializada. Facilitando a comunicação dos munícipes com o executivo, e do executivo com os munícipes. Além disso, automatizou e reduziu o tempo de tratamento de um conjunto de informações e documentos oficiais, que são agora pedidos e geridos via Balcão Eletrónico.
Com a implementação do Balcão Eletrónico, as juntas de freguesia conseguiram reduzir o consumo de papel, dar início à desmaterialização dos processos das freguesias e aproximar os cidadãos dos serviços administrativos. Representando também uma inovação e otimização dos recursos. Este investimento contou com recurso a financiamento europeu, tendo sido o projeto apoiado pelo CRESC Algarve 2020.

A sua organização já enviou emails com anexos importantes e acabou por lhe perder o rasto ou até mesmo deixar de controlar o histórico dessa troca de emails? 

Com o iPortalDoc pode encaminhar um ou vários documentos em simultâneo, seja para utilizadores da solução ou para utilizadores externos. Os encaminhamentos entre utilizadores da solução ficam registados e disponíveis para consulta no esquema cronológico do documento, e os encaminhamentos externos registados nos emails associados. Desta forma poderá a qualquer altura consultar o histórico de movimentos dos seus documentos.

Além disso, pode ainda encaminhar documentos com tarefas para executar. O utilizador será notificado via email da necessidade de executar determinada ação sobre o documento. Assim que a tarefa for executada o utilizador será notificado.

É com enorme orgulho que anunciamos que já se encontra online o novo website da solução de Gestão Documental, iPortalDoc!

Além da aparência moderna e melhor usabilidade, tentámos que a sua experiência de navegação fosse melhorada e procurámos disponibilizar mais e  melhores conteúdos acerca da solução.

O nosso objetivo, passou por desenvolver uma ferramenta que se adaptasse a todos os ecrãs e que incorporasse as práticas mais recentes em termos digitais, como um menu simples, design clean e manuseamento intuitivo.

O novo website disponibiliza informação acerca do iPortalDoc, referências e rede de parceiros, e apresenta ainda uma área de notícias, que mensalmente será atualizada com conteúdos recentes sobre a solução.

Este é ainda um projeto em construção, por isso contamos com cada um dos nossos utilizadores, para nos fazer chegar sugestões de melhoria!

Estamos ligados. Desfrute da visita!

Lembra-se, há uns anos atrás, da dificuldade que era encontrar um documento numa pilha de papéis?

Agora, encontrar documentos numa plataforma de Gestão Documental é muito mais fácil e rápido. Aliás, o iPortalDoc disponibiliza-lhe diferentes tipos de pesquisa para encontrar documentos de forma simples e eficiente.

Conforme a pesquisa que efetuar, quer seja básica ou avançada, o iPortalDoc devolve-lhe todos os documentos que existirem no sistema, de acordo com os campos de pesquisa que selecionou.

Por isso, não se preocupe, sempre que precisar de pesquisar um documento, no iPortalDoc há várias formas simples e automáticas de o encontrar em poucos segundos!

Assista ao vídeo e veja como é fácil pesquisar documentos no iPortalDoc.

Reveja ou assista, pela primeira vez, ao ciclo de Webinars Comerciais e Técnicos que a IPBRICK organizou durante o mês de julho. 

Durante os Webinars Comerciais falou-se da utilização do iPortalDoc e de que forma a solução abrange diferentes áreas de negócio em diferentes setores de atividade. Falou-se ainda do Impacto da utilização do IPBRICK.CAFE, a Rede Social Corporativa, na Administração Pública.

Clique para assistir: Como usar o iPortalDoc

Clique para assistir: Como pode o iPortalDoc ajudá-lo a gerir os seus processos de negócio?

Clique para assistir: IPBRICK.CAFE, o impacto de uma Rede Social Corporativa na Administração Pública

Durante os Webinars Técnicos foi apresentado o IPBRICK.UCoIP mais ligado à gestão de funcionalidades da área de VoIP.

Clique para assistir: IPBRICK.UCoIP - VoIP - Grupos de Atendimento

Clique para assistir: IPBRICK.UCoIP - VoIP - Gestão de Filas de Espera e Callback

Clique para assistir: IPBRICK.UCoIP - VoIP - Atendimento Interativo (IVR) e Classes de Acesso

Clique para assistir: IPBRICK.UCoIP - VoIP - Gestão de Rotas SIP 

Em setembro regressam os Webinars da IPBRICK com novos temas.