O iPortalDoc Starter Edition é a oportunidade por que muitas empresas esperavam para ter uma solução de Gestão Documental e de Processos e darem também elas início à sua Transformação Digital.

Trata-se de uma versão compacta da Solução de Gestão Documental, o iPortalDoc, que disponibiliza na sua base os processos de trabalho mais utilizados no dia a dia das organizações, entre eles: Correspondência, Comercial, Financeiro, Recursos Humanos, Jurídico ou Arquivo Digital. O objetivo é dar às empresas mais pequenas a oportunidade de também elas poderem usufruir das funcionalidades e vantagens de uma solução de Gestão Documental e de Processos. Além disso, ao fim de cinco anos estas empresas podem evoluir a solução para a versão Enterprise sem qualquer custo adicional. Uma vantagem única para que estas organizações possam crescer e se adaptem à solução.

O iPortalDoc Starter Edition vai permitir uniformizar e automatizar os processos de trabalho, assegurando que as tarefas passam de pessoa para pessoa de acordo com a hierarquia pré-definida no processo, não havendo por isso, margem para desvios. O que acaba por contribuir, não só, para a qualidade dos serviços prestados bem como para aumento da própria produtividade nas empresas.

Não perca esta oportunidade de transformar os seus processos de trabalho com o iPortalDoc Starter Edition. Uma versão compacta da Solução de Gestão Documental que vai marcar a diferença na gestão dos processos empresariais.

Grande parte da comunicação que entra e sai das organizações ainda é feita via email. Mas quantos emails já deixou de tratar, em tempo útil, pela dificuldade que é gerir o fluxo da informação que recebe diariamente?

O email corporativo é ainda um dos instrumentos de comunicação mais utilizados. Contudo, esta dependência do email seja para enviar ou receber documentos ou transmitir informações estratégicas sobre os negócios, pode traduzir-se em processos e tarefas demorados. Além disso, o stress causado pelo excesso de emails pode mesmo causar problemas de rendimento e desinformação.

Como forma de otimizar a gestão dos emails corporativos, a IPBRICK desenvolveu uma solução que permite às empresas ter total independência no acesso e gestão dos emails e respetivos processos a que dizem respeito, colocando um ponto final na informação disperda por várias pessoas e diferentes caixas de correio eletrónico.

Trata-se de uma solução de Arquivo de Email, integrada na Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, que permite assegurar uma gestão eficiente de todo o Correio Eltrónico. Aqui pode consultar todo o histórico de emails trocados, sem ter que perder tempo com pesquisas exaustivas, consultar os emails respondidos ou a aguardar resposta. A integração com o iPortalDoc permite também associar emails a documentos/processos ou iniciá-los pelo envio de um email diretamente para um workflow, por exemplo: faturas@empresa.pt, dando assim início ao processo de forma automatizada.

O IPBRICK.CAFE, a Rede Social Corporativa da IPBRICK vai mudar. A mudança chega com a versão 3.0 que será lançada nas próximas semanas.

Um novo design e mais ferramentas para simplificar a comunicação e a troca de informação entre as empresas e os colaboradores, são algumas das novidades que vai encontrar na versão 3.0 do IPBRICK.CAFE.

Hoje vamos falar-lhe de uma das novas funcionalidades, os "Canais".

Menos emails e mais colaboração em tempo real é um dos grandes pressupostos da nova funcionalidade "Canais", cujo objetivo é centralizar a troca de informação sobre determinado tema, tornado a comunicação entre equipas mais ágil.

Os Canais são uma área da aplicação que pode ser organizados por tema, projeto, equipa ou por qualquer outro assunto que seja do interesse da empresa.

O ponto de partida para a comunicação entre os participantes é o feed do Canal, onde podem partilhar documentos e trabalhar diretamente sobre eles, trocar mensagens de chat ou fazer uma videoconferência. A informação trocada/partilhada dentro de cada Canal está sempre disponível para consulta dos participantes.

A capacidade de comunicar de forma centralizada e de reforçar a colaboração entre equipas de trabalho, torna-se fundamental para que as empresas se mantenham ativas no mercado, sobretudo numa altura em que tudo se torna cada vez mais digital. Ter acesso fácil à informação e às ferramentas de trabalho a partir de uma única aplicação é meio caminho andado para que todos estejam alinhados acerca das suas tarefas e de como as executar, evitando deixar para depois questões que podem ser resolvidas em tempo real.

A versão 7.0 do iPortalDoc será lançada nas próximas semanas e hoje desvendamos-lhe algumas novidades.

Se está curioso quanto ao lançamento desta nova versão do Gestor Documental e de Processos, iPortalDoc, podemos já dizer-lhe que as mudanças são muitas, mas a mais evidente está no redesign da solução. Se está familiarizado com o iPortalDoc vai surpreender-se com esta nova versão. Com uma interface totalmente renovada e uma nova organização das diferentes áreas, o iPortalDoc está mais intuitivo e fácil de navegar.

Top #5 das principais novidades da versão 7.0 do iPortalDoc:

1# Possibilidade de o utilizador ativar o dark/light mode
Permite ao utilizar ter total liberdade para selecionar a vista com que pretende trabalhar na solução.

2# Navegabilidade por separador 
Tendo em conta a pasta da hierarquia documental selecionada, é possível navegar entre separadores. Ou seja, é possível ter abertas várias pastas da hierarquia por separador e navegar entre eles. 

3# Permissões por Grupo
Até então, o acesso à informação no iPortalDoc era gerida por permissões atríbuidas individualmente a cada utilizador. A partir da versão 7.0, passa também a ser possível atribuir permissões idênticas a grupos de utilizadores.

4# Ações pendentes e pesquisa
A janela de ações pendentes e da pesquisa passa agora a abrir num novo separador. Será possível "guardar" pesquisas previamente definidas pelo utilizador.

#5 Integração com o weboffice
Dá a liberdade aos utilizadores de editarem e atualizarem documentos diretamente na aplicação, sem necessidade de fazer download/upload. Se o documento estiver com o check-in ativo para o primeiro utilizador, o próximo utilizador recebe uma notificação a informar que o documento está a ser editado.

Quantos de nós já passamos longos minutos em espera numa chamada, que acabamos por desligar antes de ser atendida?

Pedir uma informação, marcar uma consulta ou fazer uma reserva, revela-se na maioria das vezes um enorme desafio. Quantos de nós já passamos longos minutos numa chamada que acabamos por desligar, vencidos pelo cansaço do tempo de espera? Se por um lado enquanto clientes ficamos insatisfeitos por não cumprir com o nosso objetivo, por outro lado temos empresas e colaboradores sob pressão por não conseguirem dar resposta às necessidades destes mesmos clientes.
 

A SOLUÇÃO
 

Para melhorar a experiência do atendimento telefónico, reduzir a frustração do cliente e aumentar a rapidez e eficiência do prestador do serviço, a IPBRICK vai lançar com a versão 7.0 uma solução de Voicebot. O assistente virtual da IPBRICK vai ajudar as empresas/organizações a otimizar o fluxo de chamadas, com recurso a técnicas de inteligência artificial.

Se o Chatbot foi já um primeiro avanço na forma de comunicar com o cliente, modificando o cenário do atendimento. O Voicebot vem revolucionar todo o atendimento de chamadas de voz.
 

A EVOLUÇÃO

A solução de Voicebot IPBRICK consegue entender a linguagem utilizada pelo cliente, compreende a sua intenção e dá-lhe uma resposta imediata, sem longos tempos de espera. Esta revolução no atendimento aumenta a satisfação dos clientes que estão cansados de passar horas ao telefone para resolver questões simples, e as empresas conseguem que os seus colaboradores se mantenham dedicados ao atendimento de questões mais complexas. Graças a esta tecnologia é possível manter uma conversa direta entre o utilizador e o sistema, que reconhece as suas dúvidas, encontra as respostas e as transmite de imediato ao cliente, imprimindo uma enorme agilidade à comunicação.

Mantenha-se atento, brevemente iremos lançar mais novidades sobre o assistente virtual da IPBRICK!

A assinatura manuscrita de documentos já não é "desculpa" para a circulação de pessoas. A assinatura digital, com validade legal, simplifica a recolha destas assinaturas e reduz o tempo para a finalização dos processos.

Mais do que nunca e, atendendo ao próprio constrangimento na circulação de pessoas, é imperativo que a Transformação Digital nas organizações passe também pela desmaterialização das assinaturas. Ou seja, os documentos que precisam ser assinados, deixam de circular em suporte papel, e passam a circular em formato eletrónico. Simultaneamente, as ações necessárias sobre esses mesmos documentos, nomeadamente as assinatuas, passam a ser feitas de forma eletrónica, com total garantia da sua validade legal.

Esta possibilidade de desmaterialização das assinaturas confere à gestão dos processos uma eficiência e rapidez fundamental, e é reconhecida como uma necessidade transversal a quase todos os setores de atividade, nomeadamente a Saúde, Banco, Hotelaria, Recursos Humanos, Advocacia, e outros.

São vários os exemplos da importância da assinatura digital, para a agilização dos processos. Na área da saúde, a recolha do consentimento informado do paciente, por meio da assinatura de um documento em formato eletrónico permite, não só que o papel seja eliminado, como assegura a validade do documento para efeitos do cumprimento com a legislação de proteção de dados pessoais. Além disso, a informação mantida em formato eletrónico é facilmente acessível e preservável.
 

A solução para a desmaterialização de assinaturas, assente em iPortalDoc, fornece garantias sobre a validade e autenticidade dos documentos assinados.
 

A celebração de negócios à distância, ou até mesmo o recrutamento, que exigem a assinatura de contratos entre as partes, são mais um dos exemplos em que a assinatura digital, imprime uma maior celeridade e agilidade na formalização de todo o processo contratual.

Vantagens da desmaterialização de assinaturas:

• Validade legal;
• Possibilidade de recolha da assinatura com Recurso a Cartão de Cidadão, Certificado Digital ou outros cartões/cédulos profissionais, que dispensam a recolha de uma assinatura em papel;
• Recolha de metadados associados à assinatura (pontos de pressão, velocidade, local, hora e outros), que asseguram a sua fiabilidade;
• Preservação dos documentos e acessibilidade em formato eletrónico
• Ações a realizar sobre os documentos passam a ser automatizadas;
• Redução da utilização de documentos em suporte papel (desmaterialização documental);
• Redução de custos de impressão
• Eliminação de grande parte do arquivo físico (sempre que possível).

Ao utilizarem a solução, as organizações têm ainda possibilidade de usufruir das funcionalidades da gestão Documental e de Processos, tais como: encaminhamento e aprovação de documentos, acesso aos documentos e emails associados, consulta do histórico  e respetivos intervenientes, e muito mais. Tudo isto, salvaguardado por uma gestão de permissões, que garante que o acesso a cada documento pode ser definido pelo processo que segue (workflow), ou pelo tipo de ação que os intervenientes executam no respetivo processo.

Sem ponderar os riscos, um grande número de empresas, seduzidas pela aparente redução de custos, decide alojar ou utilizar os seus sistemas com informação confidencial, em múltiplos serviços partilhados de Cloud Pública.

Numa altura em que as questões de segurança são um dos principais desafios trazidos pela realidade do teletrabalho, é fundamental que as empresas estejam conscientes de que é necessário assegurar que a informação que continuam a produzir, se mantém no domínio interno e, em momento algum, poderá ser acedida por pessoas estranhas à organização.

Assim, para mitigar as vulnerabilidades do teletrabalho, além da consciêncialização dos trabalhadores, é fundamental que as empresas adotem soluções robustas, que assegurem que as ferramentas que utilizam para o trabalho dos seus colaboradores, a troca de informação entre os próprios, os clientes e fornecedores não apresente quebras de confidencialidade, nem põe em causa a própria integridade e continuidade do trabalho da empresa.

Lembre-se que, ao escolher as ferramentas de teletrabalho para a sua empresa, deve assegurar que os direitos de administração, dessas mesmas ferramentas, são propriedade da empresa, ou responsabilidade da pessoa que a empresa escolher para fazera sua administração. Não havendo, em momento algum, a possibilidade de a informação que circula ir parar às "mãos erradas".

IPBRICK... Soluções seguras para as Comunicações empresariais

Com as Soluções para as Comunicações Empresariais da IPBRICK, tem disponível uma plataforma de trabalho colaborativo, o IPBRICK.CAFE, que é um espaço completamente privado e seguro, de onde a informação da empresa, nunca será "roubada". Inclui um sistema de Videoconferência, tão essencial nos dias de hoje, serviço de Voz e Chat Profissional que assegura a comunicação interna e externa, sem disrupções. Disponibiliza também uma solução de Email e Ferramentas Colaborativas, o IPBRICK.MAIL, uma solução de Comunicações Unificadas, o IPBRICK.UCoIP e ainda o iPortalDoc, a solução de Gestão Documental e de Processos, que permite às empresas continuar a gerir de forma desmaterializada os seus processos de trabalho (Financeiro, Recursos Humanos, Comercial, etc).

A IPBRICK numa parceria com a ARTelecom, e alguns dos seus parcerios de negócio, juntou-se à iniciativa do Governo Português: “Não paramos #estamosOn”, para disponibilizar, sem qualquer custo, às Empresas, Escolas e outras Organizações soluções que lhes permitam assegurar rotinas de trabalho, durante 3 meses.

Ao utilizar as Soluções da IPBRICK saiba que terá disponível uma plataforma de trabalho colaborativo, o IPBRICK.CAFE, que inclui um sistema de Videoconferência, serviço de Voz e Chat Profissional que irá assegurar toda a comunicação. Terá também disponível uma solução de Email e Ferramentas Colaborativas, o IPBRICK.MAIL, uma solução de Comunicações Unificadas, o IPBRICK.UCoIP e ainda o iPortalDoc, a solução de Gestão Documental e de Processos, que permitrá continuar a gerir de forma otimizada e organizada os processos de trabalho (Finaneiro, Recursos Humanos, Comercial, etc). 

A IPBRICK associou-se a esta iniciativa porque acredita que, a utilização das  suas soluções vai dar às Empresas, Escolas e Organizações as condições necessárias para que sejam asseguradas rotinas de trabalho/estudo, ainda que remotamente, como forma de minimizar o impacto futuro.

Na sequência dos mais recentes acontecimentos relacionados com a pandemia do Novo Coronavírus (Covid-19), e da decisão tomada pelo Governo Português de declarar estado de alerta em todo o país, a IPBRICK decidiu ativar a fase II do seu Plano de Contingência, cuja fase I havia sido ativada no passado mês de fevereiro.

Ainda que, felizmente, não se tenha verificado qualquer caso de infeção ou suspeita de contaminação por Coronavírus em elementos da Equipa da IPBRICK, é nosso dever cívico adotar medidas preventivas com vista à contenção deste vírus sem, no entanto, esquecer a necessidade de continuar a assegurar uma adequada operação dos Serviços prestados a Parceiros e Clientes.

Medidas previstas no Plano de Contingência IPBRICK:

A fase I deste plano foi ativada no passado dia 28 de fevereiro e consistiu na implementação de um conjunto de medidas preventivas, relacionadas com procedimentos básicos de higienização, regras de etiqueta respiratória, regulação de reuniões e deslocações em trabalho, bem como de processos de monitorização, comunicação e acompanhamento de possíveis casos suspeitos.

Tendo em conta a mais recente declaração do Governo Português, a IPBRICK decidiu ativar a fase II do seu plano de contingência. Assim, e com efeitos imediatos, implementámos as seguintes medidas adicionais:

• dois terços dos colaboradores de cada equipa passarão a desempenhar as suas funções em regime de teletrabalho e por tempo indeterminado;
• foi restringido o número de colaboradores autorizados a efetuar deslocações em serviço;
• foram proíbidas as visitas às instalações da empresa;
• para contactar com as equipas IPBRICK, deverão ser priveligiados os meios de comunicação por Voz (chamada), Videoconferência, Chat Profissional e Email.

Graças à utilização da tecnologia IPBRICK é possível que 90% da empresa desempenhe funções remotamente, tal como se estivesse no escritório.

Acreditamos, por isso, que estão reunidas todas as condições para que possamos continuar a prestar os nossos serviços, sem um impacto visível na qualidade e tempos de resposta.

Estamos ao dispor de Parceiros e Clientes para os auxiliar naquilo que entenderem necessário para assegurar o correto funcionamento dos serviços sem disrupções.

IPBRICK.CAFE, a plataforma de trabalho colaborativo que inclui um sistema de Videoconferência, serviço de Voz e Chat Profissional que é a solução ideal para quem precisa de trabalhar à distância, como se estivesse no escritório.

O IPBRICK.CAFE ajuda as empresas a adaptar-se aos desafios atuais e futuros, eliminado virtualmente as distâncias e aproximando as empresas, os parceiros de negócio e os clientes. É um software de trabalho colaborativo que permite a comunicação entre colegas de trabalho, ainda que separados fisicamente, ou até mesmo com contactos externos às organizações. Além de um sistema de Videoconferência, Chat Profissional e serviço de Voz permite-lhe aceder a todas as aplicações de trabalho, bem como partilhar e consultar documentos. A área social da aplicação vai permitir mantê-lo a par de tudo o que se passa na sua empresa, seja através de notícias, publicações ou até da realização de questionários.