Ponha um ponto final na execução de tarefas manuais que aumentam a margem de erro e diminuem a eficiência.

A automatização de processos (Comercial, Financeiro, Recursos Humanos e muitos outros), por meio de uma solução de Gestão Documental e de Processos, como o iPortalDoc, consiste na substituição de tarefas manuais por tarefas automatizadas por meio de workflows. Esta automatização, não só, permite transformar a informação que circula em papel, em processos digitais estruturados e mais eficientes, como ainda assegura a diminuição da margem de erro no tratamento dos respetivos processos.
Ponha um ponto final na execução de tarefas manuais que aumentam a margem de erro e diminuem a eficiência.

Quanto mais automatizado e estruturado for um processo de trabalho, menor é a margem de erro e, por consequência, maior é a eficiência do próprio processo. Isto porque, em soluções onde a automatização de processos é uma realidade, é o próprio sistema que define as etapas pelas quais o processo deve passar, desta forma evita que os utilizadores possam executar um processo de diferentes formas, uma vez que têm que cumprir as regras definidas no sistema.

Além disso, evita que os departamentos dependam da partilha de informação realizada por outros, por permitir a consulta dessa informação de forma simples e centralizada.

E a sua empresa, já utiliza uma solução de Gestão Documental, como o iPortalDoc, para automatizar os Processos de Trabalho?

O possível vazamento de dados confidenciais de uma empresa representa uma das principais preocupações quando se fala em segurança da informação.

Depois de, já há algum tempo, o CERN, a Organização Europeia para a Pesquisa Nuclear, se ter afastado dos produtos da Microsoft devido aos elevados custos de licenciamento, é agora a vez do CERN substituir o Facebook Workplace por alternativas Open Source, por ter dúvidas quanto à privacidade dos dados que circulavam na rede. 

O IPBRICK.CAFE apresenta-se como a alternativa ao Facebook Workplace. É um espaço completamente privado e seguro, de onde a informação da empresa, nunca será "roubada". Os direitos de administração serão sempre propriedade da sua empresa, ou da pessoa que a empresa escolher, para fazer a administração da solução. Não havendo, em momento algum, a possibilidade de a informação das empresas ir parar às "mãos erradas". 
É sabido que, à semelhança da preocupação do CERN, o possível vazamento de dados confidenciais continua a inquietar as empresas, na hora de escolherem as suas aplicações de trabalho. No entanto, um grande número de empresas, aliciadas pela aparente redução de custos, continua a alojar, ou a utilizar, os seus sistemas, com informação confidencial, em múltiplos serviços partilhados de Cloud Pública, sem muitas vezes terem a noção de que esta mudança deixa a informação, mais importante que ali se produz, fora do domínio interno e, portanto, suscetível de ser acedida por pessoas estranhas à organização. 

Além da área social, com a qual já está familiarizado o IPBRICK.CAFE integra ainda as comunicações por Voz, Videoconferência, Chat Profissional e Email, permite-lhe partilhar documentos, com um ou vários utilizadores, criar notícias, grupos de trabalho (chat), fazer inquéritos ou aceder às suas aplicações de trabalho, tudo num único ambiente. 

Conheça aqui todas as potencialidades da solução.

Hoje em dia vivemos num mundo globalizado e de constante transformação. O desenvolvimento tecnológico e o aumento do fluxo de informações, gerou em muitas empresas a necessidade de reorganizar a gestão de funcionamento das mesmas.

A criação de um sistema de gestão documental surge como grande vantagem para as organizações que procuram otimizar as suas práticas organizacionais.

Este sistema foi criado para auxiliar todo o tipo de organizações na gestão e automatização de processos. É uma ferramenta tecnológica que lhe permite submeter documentos de qualquer departamento da sua empresa. A segurança e a confidencialidade dos processos aqui inseridos, é uma das garantias que o sistema documental iPortalDoc lhe entrega. Informações de elevada importância são fielmente protegidas e serão acessíveis apenas a quem seja atribuída essa permissão.

fonte: Rádio Renascença - https://bit.ly/37W8sbj

Ainda numa primeira fase do projeto são já, cerca de, 70 os utilizadores da Solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, na Gabriel Couto.

Com mais de 70 anos, a Gabriel Couto é uma empresa de referência na construção civil e obras públicas. De uma pequena unidade económica, de relevância apenas local, evoluiu para uma organização que faz atualmente parte dos rankings das empresas de maior referência no setor e com atividade em três continentes. Posição essa que conseguiu de uma forma sustentada, graças ao apoio incondicional, que reconhece, dos seus colaboradores, que são já, cerca de 800 e lhes permitiu diversificar a oferta de produtos e serviços e apostar em novos mercados.

Com os objetivos de desmaterialização dos processos contabilísticos, de redução do lead time do processo e de uniformização de procedimentos, quer em Portugal quer nas várias sucursais, foi implementada em 2019 uma Solução de Gestão Documental e de Processos, o iPortalDoc com integração ERP SAP e utilização de OCR. Dos vários processos implementados destaque para o Processo Financeiro "Fornecedores", onde foram também desenvolvidas tarefas automáticas para a associação de documentos do processo Auto de Sub-Empreitada à Fatura Fornecedor, eliminando, assim, a necessidade de circulação de papel. Uma vez detetado o número do Auto de Sub-Empreitada, o iPortalDoc irá automaticamente associá-los, caso já exista no iPortalDoc. Se o Auto de Sub-Empreitada não existir, será associado posteriormente, de forma automática, assim que der entrada no sistema.

A implementação do iPortalDoc apresenta ainda outras vantagens relevantes. Realçamos, por um lado, a integração entre o iPortalDoc e o ERP SAP, que permite criar um link de acesso direto ao documento do iPortalDoc a partir do registo em SAP, reduzindo desta forma os custos no acesso à informação, e por outro lado, a utilização do OCR do iPortalDoc, que no caso dos templates Cheque, permite uma integração e arquivo imediato dos documentos.

Para a Gabriel Couto, o investimento numa ferramenta de gestão de processos, como o iPortalDoc, é considerada fundamental para melhorar o controlo e reduzir o lead time dos processos contabilísticos, permitindo assim alicerçar um sistema de gestão mais adequado aos desafios futuros.

A todos desejamos que os desafios do próximo ano se transformem em oportunidades de crescimento e muitas realizações pessoais e profissionais. 

O iPortalDoc disponibiliza de base um Customer Relationship Manager (CRM), que permite conciliar todas as funcionalidades de um gestor deste tipo com as da Gestão Documental e Processos.

Ter um CRM associado à gestão de qualquer processo empresarial é uma mais valia, na medida em que, permite registar e consultar informação de forma simples e ainda obter um conjunto de relatórios que o vão ajudar a melhorar a gestão de cada processo.

Na área Comercial, por exemplo, é extremamente importante ter formas de monitorizar o acompanhamento que é feito por cada comercial às contas que gere, além de poder obter facilmente dados dos atuais e potenciais clientes, oportunidades de negócio, reuniões realizadas e previstas ou o registo de chamadas e emails trocados. Com a vantagem de que, em qualquer altura, poderá obter relatórios estatísticos sobre todos os dados destas atividades, quer por cliente quer por gestor de cliente. Esta informação está disponível em tempo real e de forma bastante intuitiva, de acordo com as permissões que são atribuídas a cada comercial.

Um CRM permite que, os gestores de conta acompanhem e analisem o desempenho das negociações de forma simples e rápida, identificando falhas e oportunidades a partir da centralização de dados fundamentais para o planeamento estratégico do setor comercial.

O Open Source como motor do desenvolvimento Digital da Europa.

A Comissão Europeia organizou, em Bruxelas, nos passados dias 14 e 15 de novembro, a primeira conferência dedicada ao Open Source, com um título bem sugestivo: "Open Source beyond 2020 - Powering a Digital Europe". A Comissão Europeia convidou para esta conferência a maioria dos principais "atores" do Open Source Europeu. A representar Portugal estiveram as empresas IPBRICK e Linkare, que também participaram nesta conferência na qualidade de oradores em três painéis. 

Porque é que só agora a Comissão Europeia decidiu preocupar-se com o Open Source? Porque é inevitável reconhecer o contributo que as soluções Open Source deram para que a Europa possa ter alguma independência dos países eminentemente produtores de tecnologia, e dos quais se sente refém. Tal como alguns jornalistas já o disseram, a Europa tornou-se numa colónia Digital dos Estados Unidos.

É urgente criar no espaço Europeu uma indústria de software madura, independente, com capacidade para fornecer a Europa com os recursos e a inovação necessários para construir uma Europa Digital. 

Neste momento tão importante para a Europa, a IPBRICK acredita que os seus milhares de clientes nacionais e internacionais, do espaço Europeu, (juntamente com tantos outros clientes de outras empresas Open Source nacionais e europeias), são em grande medida co-responsáveis por este "acordar" da Comissão Europeia. Todos eles, contribuíram para mostrar à Comissão Europeia, que as soluções Open Source são incontornáveis. E todos estes clientes Europeus contribuíram para reduzir as importações de fora da Europa, para criar mais emprego em território Europeu, e no caso particular dos clientes IPBRICK, foram um motor de toda a inovação produzida pela IPBRICK ao longo dos anos.

O acesso rápido à informação é cada vez mais imprescindível nas empresas e, para tal, um bom sistema de gestão documental é essencial

Nesse sentido, reunimos neste artigo as principais vantagens de apostar num bom software de gestão documental.

Ler artigo completo: https://www.itchannel.pt/news/negocios/saiba-como-fazer-uma-gestao-eficiente-dos-documentos-da-sua-empresa

Sempre que lhe surgir alguma dúvida, ou até curiosidade, na utilização de alguma das soluções IPBRICK (Gestão Documental e de Processos (iPortalDoc), Digital Workspace (IPBRICK.CAFE), Comunicações Unificadas sobre IP (IPBRICK.UCoIP), ou Email e Ferramentas Colaborativas (IPBRICK.MAIL), lembre-se que temos preparados um conjunto de pequenos vídeos que, em cerca de um minuto, o vão ajudar a simplificar aquela tarefa, que executa diariamente, ou até a descobrir funcionalidades que desconhecia.

Neste caso, disponibilizamos-lhe alguns Dicas sobre o iPortalDoc, a Solução de Gestão Documental e de Processos. Para assistir aos Dicas sobre as restantes soluções, aceda à playlist "IPBRICK.DICAS" no canal do YouTube da IPBRICK.

Aproveite, ainda, para subscrever o canal e garanta que acompanha, em primeira mão o lançamento de novos vídeos.

IPBRICK.DICAS | iPortalDoc | Gestão de Documentos e Processos

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Pesquisa avançada

Hoje em dia vivemos num mundo globalizado e de constante transformação. O desenvolvimento tecnológico e o aumento do fluxo de troca de informações, gerou em muitas empresas a necessidade de reorganizar a gestão de funcionamento das mesmas.

A criação de um sistema de gestão documental surge como grande vantagem para as organizações que procuram otimizar as suas práticas organizacionais.

iPortalDoc – O Sistema Documental que a sua empresa precisa

O sistema de gestão documental e de processos, iPortalDoc, é uma solução com workflows que funciona on-premises e em cloud privada. É uma plataforma tecnológica que permite gerir todos os processos de uma empresa de forma eficaz e eficiente.

Se a sua empresa procura acompanhar os desenvolvimentos tecnológicos e melhorar o seu negócio, a solução da gestão de documentos iPortalDoc é a mais eficiente.

Este sistema foi criado para auxiliar todo o tipo de organizações na gestão e automatização de processos. É uma ferramenta tecnológica que lhe permite submeter documentos de qualquer departamento da sua empresa. A segurança e a confidencialidade dos processos aqui inseridos, é uma das garantias que o sistema documental iPortalDoc lhe entrega. Informações de elevada importância são fielmente protegidas e serão acessíveis apenas a quem seja atribuída essa permissão.

Organização acima de tudo…

A possibilidade dos documentos estarem organizados e guardados de acordo com a estrutura da sua empresa, permite não só maior facilidade de pesquisa, como garante que nenhum documento ou processo seja perdido.

Ter o negócio organizado e bem estruturado de acordo com os seus objetivos é essencial para alcançar o sucesso. Com o sistema iPortalDoc isso é possível!

Sabia que o iPortalDoc é a única solução de gestão documental que grava chamadas, e-mails e conversas no próprio software e as associa automaticamente aos seus documentos? Para além desta funcionalidade, é também possível registar atividades como, reuniões, potenciais clientes, oportunidades de negócios e ainda obter relatórios relativos a este tipo de atividades. Hoje, ter uma comunicação direcionada para os clientes, é fundamental para os manter fidelizados. Se procura atuar e satisfazer as necessidades dos mesmos o iPortalDoc é a solução ideal para a sua empresa.

Conhecer, saber e compreender o trabalho que realiza na empresa é fundamental para se cumprirem objetivos. A gestão de documentos do iPortalDoc, através de um conceito de permissões, permite-lhe ter acesso a todo o histórico de utilizadores que nele participam, intervenções realizadas, documentos, entre outros, potenciando a troca de informação entre os membros da sua organização.

Controlar e gerir o negócio com confiança e segurança, é-lhe garantido com a utilização do sistema de gestão documental iPortalDoc. Aumente a produtividade da sua empresa e reduza praticamente a zero a margem de erro. Melhore as práticas organizacionais que são cruciais para que o trabalho seja realizado de forma mais motivadora e eficaz.

Para experimentar gratuitamente o iPortalDoc basta pedir-nos aqui uma conta de teste.